Serienbrief aus versch. Datenquellen

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Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Ropsch » Sa, 22.09.2012 11:02

Na gut, eine Jahresrechnung erstellt man - wie der Name sagt - einmal pro Jahr, damit ist für mich der Lösungsweg klar.
Hoffen wir, dass auch dem Threadersteller mit diesen Auskünften gedient ist.

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von juetho » Sa, 22.09.2012 10:17

Ropsch hat geschrieben:Also kurz und knapp zusammengefasst:
Serienbriefe funktionieren nur mit einer einzigen Datenquelle !?
Jein. Automatisch in der Tat, wie du aus Extras > Serienbrief-Assistent > Adressblock > Adressenliste auswählen erkennst. Aber Eddy hat einen manuellen Weg gezeigt, wo man auf das Mischen (Zusammenkopieren) der Tabellen verzichten kann.
Wie man die aus mehreren zusammenbastelt, ist dann ein Calc-Problem.
Das "Zusammenbasteln" ist offensichtlich kein Problem, sondern innerhalb kürzester Zeit zu erledigen. Du hattest zuletzt darauf hingewiesen, dass nur der erste Teil gedruckt wird; und ich habe dafür die Lösung genannt.

Darüber hinaus kann man natürlich alles in ein Makro packen und den gesamten Serienbrief automatisiert erstellen; dabei kann man beliebig viele Tabellen (auch unterschiedlicher Struktur) einbeziehen. Da hängt es davon ab, wie oft so etwas vorkommt und ob du einmal viel Aufwand treiben willst (Makro erstellen) und dich dann auf einen Tastendruck (Makro ausführen) beschränkst oder ob du jedes Mal etwas mehr manuell erledigst.

Jürgen

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Ropsch » Sa, 22.09.2012 09:46

Also kurz und knapp zusammengefasst:
Serienbriefe funktionieren nur mit einer einzigen Datenquelle !?

Wie man die aus mehreren zusammenbastelt, ist dann ein Calc-Problem.

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von juetho » Sa, 22.09.2012 08:47

Ropsch hat geschrieben:Das danach beschriebene Einfügen klappt ja auch, wie ich schon schrieb.
Nur das Drucken krieg ich nicht hin - das Prog greift nur auf die Daten einer Tabelle zu, beim Rest werden die Feldnamen ausgegeben.
Das ist (endlich?) eine hilfreiche Information. Es weist auf ein Problem hin, dass Änderungen der Calc-Daten während derselben Sitzung beim Seriendruck nicht ankommen. (Ich glaube, ich habe auch im Handbuch zwischenzeitlich einen solchen Hinweis gelesen, weiß aber nicht mehr wo.)

Lösung: Du musst das Calc-Dokument mit der Gesamttabelle speichern, OO beenden und neu starten. Das hilft hoffentlich. Jürgen

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Ropsch » Fr, 21.09.2012 21:13

Eddy hat geschrieben: Wie soll die Textverarbeitung wissen, welcher Datensatz aus Tabelle 1 zu Tabelle 2 und Tabelle 3 gehört?
Indem sie auf die gleiche Zeile jeder Tabelle zugreift.

Das danach beschriebene Einfügen klappt ja auch, wie ich schon schrieb.
Nur das Drucken krieg ich nicht hin - das Prog greift nur auf die Daten einer Tabelle zu, beim Rest werden die Feldnamen ausgegeben.

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Eddy » Fr, 21.09.2012 18:53

Ropsch hat geschrieben:Nicht umsonst wird doch sonst alles deaktiviert bzw. ausgegraut, was im betreffenden Kontext keinen Sinn ergibt.
Die Frage ist also nicht, wie man in Calc Daten kopiert, sondern ob und ggf. wie man das Programm dazu bringen kann, ein Seriendokument mit Datenfeldern aus verschiedenen Tabellen zum Laufen zu bringen.
Wie soll die Textverarbeitung wissen, welcher Datensatz aus Tabelle 1 zu Tabelle 2 und Tabelle 3 gehört?
Ropsch hat geschrieben:Aber wenn ich unter "Einfügen => Feldbefehl => Seriendruckfeld => Datenbank" im rechten Fenster beliebig viele Datenquellen öffnen kann und aus jeder beliebigen auch Felder in ein einziges Seriendokument einfügen kann, dann muss ich doch vermuten, dass das auch auf diese Art ohne die umständliche Kopiererei funktioniert.
Klar, funktioniert wie folgt:

Seriendokument öffnen > Datenquellen öffnen >
Datenbank 1 auswählen > Datensatz markieren > Schaltfläche "Daten in Felder betätigen>
Datenbank 2 auswählen > Datensatz markieren > Schaltfläche "Daten in Felder betätigen >
Datenbank 3 auswählen > Datensatz markieren > Schaltfläche "Daten in Felder betätigen >
Dokument drucken

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Ropsch » Fr, 21.09.2012 15:44

Genau so habe ich das ja auch bisher gemacht und die Zeit war dabei - wie gesagt - nicht das Problem.

Aber wenn ich unter "Einfügen => Feldbefehl => Seriendruckfeld => Datenbank" im rechten Fenster beliebig viele Datenquellen öffnen kann und aus jeder beliebigen auch Felder in ein einziges Seriendokument einfügen kann, dann muss ich doch vermuten, dass das auch auf diese Art ohne die umständliche Kopiererei funktioniert.

Nicht umsonst wird doch sonst alles deaktiviert bzw. ausgegraut, was im betreffenden Kontext keinen Sinn ergibt.
Die Frage ist also nicht, wie man in Calc Daten kopiert, sondern ob und ggf. wie man das Programm dazu bringen kann, ein Seriendokument mit Datenfeldern aus verschiedenen Tabellen zum Laufen zu bringen.

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Eddy » Fr, 21.09.2012 15:30

Hallo Ropsch,
Ropsch hat geschrieben:Ich habe das bisher auch nur durch Zusammenkopieren in eine Tabelle lösen können.
Problem ist dabei nicht die Zeit, sondern die Übersichtlichkeit und die Notwendigkeit, die oftmals gleichen Feldnamen bei Wasser und Strom ändern zu müssen.
ich würde das so lösen:

Alle Bearbeiter liefern eine Tabelle in der die Gartennummern untereinander stehen. Daneben die Daten zu den Gärten. In allen Dateien in der gleichen Reihenfolge. Die Dateien werden einmal erstellt, als Vorlage gespeichert und jedes Jahr wiederverwertet. Idealerweise unterscheiden sich dabei die Feldnamen = Überschriften.
Als Quelle für den Serienbrief eine vierte Datei, die zu Beginn (wenn überhaupt) die Feldnamen = Überschriften enthält.
Nun alle Dateien öffnen. Die Tabellen werden nach der Gartennummer sortiert. Von der ersten Tabelle wird alles in die Quelldatei kopiert, von den anderen alles, bis auf die Gartennummer.

Das geht, sofern die Dateien geöffnet sind, schneller als ich dieses geschrieben habe.

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Ropsch » Fr, 21.09.2012 12:02

Eddy hat geschrieben: Erkläre bitte genau, was Du vorhast und was an Tabellen schon vorhanden ist.. Möglicherweise finden wir eine Lösung.
Ich bin zwar nicht der Threadersteller, habe aber genau das gleiche Problem:
Jahresrechnung in einem Gartenverein:
- Bearbeiter A liefert eine Tabelle mit den Daten der Stromrechnung für jedes Mitglied (Zählerstände, Grundgebühren...)
- Bearbeiter B dto für Wasserverbrauch
- Bearbeiter C für Pacht, Steuer, ...

alle Tabellen haben die gleiche Anzahl Datensätze (= Gärten bzw. Mitglieder), Schlüssel ist die Gartennummer

Ich habe das bisher auch nur durch Zusammenkopieren in eine Tabelle lösen können.
Problem ist dabei nicht die Zeit, sondern die Übersichtlichkeit und die Notwendigkeit, die oftmals gleichen Feldnamen bei Wasser und Strom ändern zu müssen.

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Thomas Mc Kie » Do, 20.09.2012 11:44

Offtopic:
12bar hat geschrieben:eine Beschäftigung für ein gefühltes Lichtjahr...
Ich nehme mal an, das du das zwar schon weißt, aber für den Fall das nicht:
Lichtjahr ist eine Längeneinheit.

Grüße

Thomas

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Eddy » Do, 20.09.2012 09:13

12bar hat geschrieben: Bei min. 1658 Zeilen / > 90 Saplten pro Tabelle eine Beschäftigung für ein gefühltes Lichtjahr...
Erkläre bitte genau, was Du vorhast und was an Tabellen schon vorhanden ist.. Möglicherweise finden wir eine Lösung.

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von juetho » Do, 20.09.2012 09:05

12bar hat geschrieben:Bei min. 1658 Zeilen / > 90 Saplten pro Tabelle eine Beschäftigung für ein gefühltes Lichtjahr...
Wie bitte? Wenn du die Daten gemeinsam nutzen willst (für den Serienbrief), ist doch davon auszugehen, dass die Strukturen gleich sind (also die Bedeutung und Formatierung der Spalten). Also kannst du einfach eine neue Tabelle 0 erstellen, dann in Tabelle 1 alles kopieren und in Tabelle 0 einfügen, genauso mit Tabelle 2 und Tabelle 3. Das läuft in maximal 5 bis 10 Minuten ab (eigentlich in einer Minute, aber weil OO intern die Daten prüfen und zusammenfassen muss, wird es etwas länger dauern). Wo siehst du das Zeitproblem? Jürgen

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von 12bar » Do, 20.09.2012 08:53

Eddy hat geschrieben:Hallo 12bar,

anders herum. Führe die drei Tabellen in eine zusammen.
Bitte.
Eddy
Bei min. 1658 Zeilen / > 90 Saplten pro Tabelle eine Beschäftigung für ein gefühltes Lichtjahr...

Re: Serienbrief aus versch. Datenquellen

von Eddy » Mi, 19.09.2012 15:49

Hallo 12bar,
12bar hat geschrieben:Die Daten für die Felder befinden sich allerdings in 3 verschiedenen Calc Tabellen. Wie lassen sich diese Tabellen in einem Seriendoc zusammenführen?
anders herum. Führe die drei Tabellen in eine zusammen.

Bitte.

Eddy

Serienbrief aus versch. Datenquellen

von 12bar » Mi, 19.09.2012 15:01

Hallo,

ich habe das kleine Problem einen Serienbrief zu erstellen. Die Daten für die Felder befinden sich allerdings in 3 verschiedenen Calc Tabellen. Wie lassen sich diese Tabellen in einem Seriendoc zusammenführen? (Wahrscheinlich ist das wieder gaaannnzzz einfach...?)

Danke

Gruß
12bar

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