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Wie funktioniert „AutoFormat“ in einer Writertabelle?

Verfasst: Fr, 01.12.2017 16:29
von Rocko
Mit AutoFormat kann eine beliebig große Tabelle oder es können auch nur Tabellenausschnitte formatiert werden. Die vorgefertigten Formatierungsvorlagen sind im Stil von Rechnungsvorlagen (Statistikvorlagen) angelegt.

Struktur der Vorlagen:

Als Vorlage kann ein beliebig großer maskierter Ausschnitt einer bereits formatierten Tabelle verwendet werden. Von der Vorlage übernommen wird aber nur die Formatierung der linken und rechten Spalte des markierten Tabellenausschnitts sowie die erste und die letzte Zeile. Unabhängig von der Größe der markierten Tabelle werden für den Mittelteil des Ausschnitts nur die ersten beiden Folgezeilen mit deren Formatierung übernommen.

Folglich reicht für die Erstellung einer Formatierungsvorlage aus, wenn eine Mustertabelle mit nur 4 Zeilen/Spalten aufgezogen wird. Da in der Regel in die Zellen auch Zahlenwerte geschrieben werden, sollte im Kontextmenü der Tabelle die Zahlenerkennung aktiviert sein.

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Autoformat 01.jpg (9.48 KiB) 3197 mal betrachtet

Die formatierten Zellen des Mittelteils werden sich je nach Größe des mit der Vorlage formatierten Ausschnitts abwechselnd wiederholen, was vor allem bei der farblichen Gestaltung dieser Zellen relevant ist.

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Autoformat 02.jpg (12.57 KiB) 3197 mal betrachtet

Zunächst muss diese Vorlage als AutoFormat-Vorlage in die Sammlung „Menü – Tabelle – AutoFormat“ aufgenommen werden.

Vorgehensweise: Formatierte Tabelle markieren – AutoFormat öffnen – „Hinzufügen“ anklicken und Namen vergeben.

In dieser AutoFormat-Vorlage sind folgende Zellformatierungen enthalten:

Zahlenformat: Kontextmenü – Zahlenformat – Währung
  • 1. Zeile (A1-D1): Kategorie: Text
  • linke Spalte (A1-A4): Kategorie: Text
  • rechte Spalte (D2-D4): Kategorie: Währung - Benutzerdefiniert
    #.##0,00 [$€-407];[ROT]-#.##0,00 [$€-407];""
  • letzte Zeile (B4-C4): Kategorie: Text
  • Mittelteil (B2-C3): kein Zahlenformat
Umrandung: Kontextmenü – Tabelle – Register: Umrandung
  • Zunächst ganze Tabelle (A1-D4): Stil: 0,05 pt; Abstand zum Inhalt: 0,10 cm
  • linke Spalte (A1-A4): rechte Grenzlinie; Stil 1,0 pt
  • letzte Zeile (D4): Grenzlinie oben; Stil 1,10 pt
  • letzte Zeile (A2-A3): alle Linien gelöscht
Muster: Kontextmenü – Tabelle – Register: Hintergrund
  • 1. Zeile (A1-D1): Farbe Orange 1
  • linke Spalte (A4): Farbe Orange 1
  • rechte Spalte (D4): Farbe Orange 1
Schriftart: Kontextmenü – Zeichen – Register: Schrift
  • (Standardschrift) hier: Arial 10 pt
Ausrichtung: Kontextmenü – Absatz – Register: Ausrichtung
  • 1. Zeile (A1-D1): Zentriert
Zur Formatierung einer Writertabelle spielen zwei verschiedene Gestaltungswerkzeuge zusammen:

Die Zelle selbst wird mit den Tabellenfunktionen (Menü/Kontextmenü – Tabelle) formatiert. Die Zelleninhalte jedoch mit Hilfe der Absatz-/Zeichenschaltung und der Absatzvorlagen.

Beim Erstellen eigener AutoFormat-Vorlagen werden alle Formatierungen gespeichert, können jedoch bei Anwendung der Vorlage deaktiviert werden.

Weil im Vorschaufenster Pseudotexte eingetragen sind, werden die Änderungen angezeigt. Diese einmalige Einstellung bleibt dauerhaft aktiv, kann vor jeder Anwendung der Vorlage immer wieder geändert werden.

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Autoformat 03.jpg (77.04 KiB) 3197 mal betrachtet

Anwendungsbeispiel bei einer Rechnungserstellung:

Zunächst wird eine Tabelle entsprechender Größe aufgezogen. Die Spaltenbreite ist nicht Teil der Formatierung und richtet sich nach den Inhalten. Die aber werden durch die Eingaben in die Zellen und deren Formatierung bestimmt. Unabhängig vom Platzbedarf wird daher zunächst der Inhalt der 1. Zeile und der linken Spalte eingetragen.

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Autoformat 04.jpg (37.12 KiB) 3197 mal betrachtet

Da die ganze Tabelle mit AutoFormat formatiert werden soll, genügt es, den Cursor in der Tabelle zu platzieren, „Menü – Tabelle – AutoFormat“, die gewünschte Vorlage auszuwählen und mit „OK“ zu bestätigen.

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Autoformat 05.jpg (35.93 KiB) 3197 mal betrachtet

Die Spaltenbreite kann sinnvollerweise erst mit Hilfe von Pseudoeintragungen eingerichtet werden. In der Beispieltabelle werden die blassgrün gekennzeichneten Zellen für Berechnungen benützt. Folgende Formeln sind in die Formel-Eingabezeile (F2) einzutragen:
  • Zelle E2: =<B2>*<D2>
  • Zelle G2: =<E2>*<F2>/100
  • Zelle H2: =<E2>+<G2>
  • Zelle H9: =sum <E2:E8>
  • Zelle H10: =sum <G2:G8>
  • Zelle H11: =sum <H9:H10>
Merke: Zum Kopieren einer Formel wird die gesamte Zelle kopiert und kann so in den darunterliegenden markierten Zellbereich mit einem Klick eingefügt werden.

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Autoformat 06.jpg (42.72 KiB) 3197 mal betrachtet

Die Zellen sind noch nicht endgültig als Zahlen und als Währungseinheiten vorformatiert, bei eingeschalteter Zahlenerkennung aber als rechtsbündige Wertangaben erkannt worden. Folglich müssen die Spalten im Mittelfeld, die in der Währungseinheit angezeigt werden sollen, nachträglich entsprechend formatiert werden.

Die AutoFormat-Vorlage bringt in der letzten Spalte das benutzerdefinierte Zahlenformat bereits mit. Deshalb kann dieses Format nach Markieren der Zellen in Spalte E und G diesen Zellen zugewiesen werden (Kontextmenü – Zahlenformat - Benutzerdefiniert).

Abschließend müssen die Spaltenbreiten der Tabelle den Inhalten entsprechend von rechts beginnend angepasst werden.

Da der Zellbereich B9 bis G10 keine Inhalte aufnehmen wird, kann die Umrandung für diese Zellen entfernt werden. Dazu wird der Bereich markiert und alle Umrandungslinien in „Kontextmenü – Tabelle – Register: Umrandung“ entfernt.

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Autoformat 07.jpg (69.59 KiB) 3197 mal betrachtet

Ergänzende Hinweise zur Thematik sind auch in folgenden Beiträgen zu finden:
AutoFormat: Vergleich Calc- mit Writertabellen
Wie kommen Farbmuster mit AutoFormat in Writertabellen?