Stammdaten für mehrere Vorlagen zentral verwalten

[hvb]

Hallo,
ich verwende AOO 4.1.0 auf Win 7 64 bit.

Situation:
In meinem Verein gibt es verschiedene Dokumentenvorlagen (Rundschreiben, Rechnung, Mahnungen, Brief, Protokoll etc.). Dafür werden verschiedene Kopf- und Fußbereiche benötigt, in denen Angaben wie Vereinsname, Vorstand, Kassier, Bankverbindung usw. enthalten sind. Ändert sich etwas, müssen alle Vorlagen aktualisiert werden, was problematisch ist, da mehrere Personen an dem Rechner arbeiten und bisher jeder für sich seine Vorlagen aktualisiert hat (oft mehr schlecht als recht, mit dem Ergebnis, dass sich die Vorlagen immer mehr unterscheiden).
Ich habe nun ein Dokument angelegt, in dem die Stammdaten mittels Eingabefeldern eingegeben und in die Bereiche mit den verschiedenen Kopf- und Fußzeilen mittels Benutzerfeldern eingefügt werden. In den Dokumentvorlagen werden diese Bereiche als Verknüpfungen eingefügt.

Problem:
Erstelle ich ein neues Dokument aus einer dieser Vorlagen, werden die Bereiche korrekt (Inhalte und Formatierungen) aktualisiert - bis auf den Inhalt der Benutzerfelder. Diese behalten den Inhalt, den sie beim Einfügen des Bereichs hatten.

Frage:
Gibt es eine Einstellung, die ich übersehen habe oder werden Benutzerfelder grundsätzlich nicht aktualisiert? Wenn sie nicht aktualisiert werden, lässt sich mein Problem auf eine ähnliche Weise lösen? Zwei Beispieldateien habe ich angehängt.

Bemerkungen:
- Es funktioniert auch mit dem aktuellen portablen LibreOffice nicht.
- Wollmux möchte ich nicht verwenden, da es sehr aufwändig einzurichten ist - und im Fall unseres kleinen Vereins wäre das die berühmte Geschichte mit den Kanonen und den Spatzen.

Vielen Dank im Voraus für Eure Hilfe.

[Stephan]

Ich kann das beschriebnene Problem mit OOo 3.3.0 nachvollziehen. Ich weiß aber momentan nicht zu sagen woran es liegt.

Warum arbeitest Du nicht alternativ mit einer hierarchischen Dokumentvorlage, das wäre imho doch ohnehin der 'Standardweg'?
Auch käme doch ggf. eine einfache Datenbank in Frage, denn die Formatierung muss doch nicht in der Quelle erfolgen sondern es reicht wenn Diese in der Dokumentvorlage steht, d.h. Deine zu ändernden Daten können auch reiner Text sein


Gruß
Stephan

[Rocko]

Gibt es eine Einstellung, die ich übersehen habe oder werden Benutzerfelder grundsätzlich nicht aktualisiert? Wenn sie nicht aktualisiert werden, lässt sich mein Problem auf eine ähnliche Weise lösen?

Der eigentliche Vorteil deiner Vorgehensweise liegt in der Verknüpfung der Bereiche in den Formularen mit dem Stammblatt. Der Vorteil der Benutzerfelder eben auf diesem Stammblatt wäre zwar das Sahnetüpfelchen gewesen, erscheint mir aber doch nur marginal. Denn:

Bei der Aktualisierung werden nur die Feldbefehle "Benutzerfeld" aktualisiert, nicht jedoch ihr Inhalt. Deren Inhalt wurde bereits bei Erstellung der Verknüpfung in der jeweiligen Formulardatei neu aufgenommen, ist also bei einer Aktualisierung bereits vorhanden und bedarf daher keiner Aktualisierung mehr; d.h. der Inhalt ändert sich nicht. Folgerung:

Ändere das Stammblatt um in Reintext, den du in die Duplikatsfelder einfach kopierst. Dann funktioniert das auch zuverlässig mit den Bereichsverknüpfungen.

[hvb]

Hallo Stephan, hallo Rocko,
vielen Dank für Eure Bemühungen.

@Stephan
Hierarchische Vorlagen waren auch mein erster Ansatz, brachten allerdings das Problem mit sich, dass einige zu aktualisierende Angaben (z.B. die Bankverbindung) nicht nur in der Fußzeile, sondern auch innerhalb des Seitentextbereichs benötigt werden. Dieser wird allerdings bei der Änderung der Vorlage nicht mitaktualisiert.
Die Datenbanklösung in Verbindung mit hierarchischen Vorlagen wäre meiner Meinung nach der eleganteste Weg, scheitert allerdings (vorläufig) noch an meiner geringen Erfahrung mit Datenbanken und ggf. Makros. Gibt es z.B. eine Möglichkeit, den Inhalt einer Datenbank mit AOO-Bordmitteln beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage automatisch in die dafür vorgesehenen Datenbankfelder einzufügen oder benötigt man dazu Makros?

@Rocko
Genau, der Vorteil liegt auch meiner Ansicht nach darin, dass ich sämtliche Stammdaten mit den, in den Vorlagen benötigten, Bereichen auf einen Blick habe und alles in einem Aufwasch aktualisiert wird.
Dass nur der Feldbefehl aktualisiert wird, nicht aber dessen Inhalt wusste ich nicht - vielen Dank für die Info.
"Stammblatt um in Reintext" wollte ich eigentlich vermeiden, da ich einige Bereiche mehr benötige, als ich in meinen Beispieldokumenten angelegt habe - und dann ist die Gefahr des "Irgendwas-Übersehens" relativ groß.

Vielen Dank noch einmal - ich werde mich jetzt mal mit den Datenbanken auseinandersetzen.

[Stephan]

Die Datenbanklösung in Verbindung mit hierarchischen Vorlagen

in meiner Aussage ging es um entweder - Oder, also entweder hierachische DOKUMENT-Vorlagen oder Datenbank.

Gibt es z.B. eine Möglichkeit, den Inhalt einer Datenbank mit AOO-Bordmitteln beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage automatisch in die dafür vorgesehenen Datenbankfelder einzufügen oder benötigt man dazu Makros?

Öffne den Datenbank-Explorer (F4) und ziehe die gewünschten Datenbankfelder ins Dokument bzw. hier die Vorlage (einfach das Beschriftungsfeld das in der sichtbaren Datentabelle die jeweilige Überschrift darstellt per Drag/Drop ins Dokumentz ziehen)

Das sollte auch für Dokumentvorlagen so gehen wie Du es brauchst.


Gruß
Stephan

[hvb]

Das beschriebene Vorgehen mit dem Datenbank-Explorer entspricht ja dem Erstellen von Serienbriefen ohne Assistenten, was zu meinen wenigen "Datenbankerfahrungen" gehört. Allerdings müssen alle so erstellten Vorlagen nach einer Änderung der Stammdaten im Datenbank-Explorer mit der Schaltfläche "Daten in Felder" aktualisiert werden, damit die Änderung übernommen wird, oder? Bei der geringen Anzahl der Vorlagen ist das allerdings ein zu verschmerzender Aufwand.

Vielen Dank
Martin

[hvb]

Hallo Stephan,
noch ein weiterer Punkt, der mir eingefallen ist:
Lassen sich die die Datenbankfelder per Makro in normalen Text umwandeln (z.B. beim erstellen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage), damit nicht aus Versehen alte Dokumente mit neuen Stammdaten "verfälscht" werden. (Für meine Lösung mit den Bereichen habe ich ein Makro gefunden, das die Verknüpfung der Bereiche aufgehoben hat.)

Vielen Dank nochmals für Deine Hilfe.
Martin

[hvb]

Die Antwort auf die letzte Frage gebe ich gleich selber:
in der Erweiterung "Serienbriefbedingungen" aus der PrOOo-Box (http://www.prooo-box.org/live/seiten/erweiterung.html) gibt es ein Makro, das die Verknüpfung zur Datenbank löst.